1. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử VNPT

Để có thể khởi tạo, xuất hóa đơn điện tử VNPT , khách hàng bắt buộc phải thực hiện lần lượt từng bước dưới đây:

1.1 Gửi yêu cầu đăng ký hóa đơn điện tử VNPT

1.2 Đăng ký chứng thư số với cơ quan thuế

1.3 Thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng VNPT

            Cách kiểm tra xem mục 1.3 đã thực hiện xong hay chưa:

                   1.3.1 Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, trên trang của Tổng cục Thuế

                      Bước 1: Vào website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html

                      Bước 2: Khách hàng nhập thông tin liên quan đến thông báo phát hành hóa đơn để tra cứu

 

                       Bước 3: Nhấn vào Nút Tìm kiềm

                       Bước 4: Có kết quả hiển thị trong Khung đỏ nhỏ - Chi tiết như ở hình trên, là thông báo phát hành hóa đơn điện tử VNPT thành công.

                       Bước 5: Nhấn vào Ngày phát hành(trong Khung đỏ chi tiết ở hình trên) để xem thông tin chi tiết.

      1.3.2 Trên phần mềm Hóa đơn điện tử VNPT:

                     Bước 1: Vào Nghiệp vụ

             Bước 2: Vào Quản lý thông báo phát hành

             Bước 3: Chọn Từ ngày tạo lập – Đến ngày tạo lập

             (Khách hàng chú ý chọn đúng ngày để có thể tìm được thông báo phát hành hóa đơn)

            Bước 4: Nhấn Tìm Kiếm

            Bước 5: Nhấn vào Chi tiết trong kết quả ở bước 4.

            Khách hàng có thể kiểm tra lại thông tin hóa đơn trong Thông tin 1 và Thông tin 2

       1.3.3 Trên trang khai thuế qua mạng:

            Bước 1: Khách hàng đăng nhập vào trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ihtkk_nnt/home_public.jsp

            Vào Tra cứu

            Bước 2: Chọn Tra cứu tờ khai

            Bước 3: Tra cứu

           Bước 4: Khách hàng kiểm tra lại Thông báo phát hành hóa đơn và Mẫu hóa đơn đính kèm

           Sau khi thực hiện xong bước 1.3 (Tức là đã hoàn thành mọi thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế) thì doanh nghiệp có thể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử VNPT.

2. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử VNPT - Thêm mới hoá đơn

2.1 Thêm mới hóa đơn điện tử

     2.1.1 Từ màn hình giao diện hệ thống, kích chọn Nghiệp vụ

    2.1.2 Nhấn Tạo hóa đơn

    2.1.3 Nhấn Tạo mới.

    2.1.4 Điền đầy đủ các trường Thông tin khách hàng và Thông tin sản phẩm

    Tham khảo các trường thông tin được gạch chân màu xanh trong hình bên dưới.

     2.1.5 Cắm usb token chữ ký số vào máy tính, Nhấn Lưu và Gửi (F2).

     Nhập mã pin và ký số.

    2.1.6 Gửi thông tin hóa đơn cho Người mua.

        2.1.6.1 Gửi mã tra cứu trên hóa đơn điện tử VNPT đã xuất cho khách hàng.

             Hướng dẫn khách hàng tra cứu theo bài viết: Hướng dẫn tra cứu Hóa đơn điện tử VNPT

        2.1.6.2 Chuyển đổi lưu trữ hóa đơn, rồi gửi cho khách hàng.

            2.1.6.2.1 Chuyển đổi ra giấy A4 => Giao nhận tận nơi cho khách hàng

            Bước 1:Khách hàng vào Nghiệp vụ

            Bước 2: Chuyển đổi lưu trữ hóa đơn

            Bước 3: Khách hàng tích vào hóa đơn cần chuyển đổi trong cột Chuyển đổi hóa đơn(ngoài cùng, bên phải giao diện của phần mềm)

            Bước 4:Nhấn vào Chuyển đổi lưu trữ (nếu máy khách hàng cài đặt sẵn máy in, máy tính sẽ tự động in hóa đơn ra giấy A4)

            Chú ý: Trường hợp khách hàng muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Trên chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử phải có các thông tin: dòng chữ phân biệt giữa chứng từ giấy và hóa đơn điện tử gốc; thời gian, họ tên, và chữ ký của người chuyển đổi hóa đơn. Đóng dấu treo công ty vào bản chuyển đổi. Tham khảo ảnh bên dưới.

            2.1.6.2.2 Chuyển đổi ra file PDF => Gửi qua email cho khách hàng

               Bước 1: Khách hàng vào Nghiệp vụ

               Bước 2: Nhấn Tạo hóa đơn

               Bước 3: Nhấn vào mũi tên màu đỏ tương ứng với Công ty cần chuyển đổi hóa đơn

               Chú ý: Trường hợp mũi tên màu đen, thì hiện tại chưa thể chuyển đổi được hóa đơn này sang định dạng pdf. Đợi sau một thời gian ngắn, hệ thống tự động đồng bộ chuyển sang màu đỏ thì khách hàng thực hiện tiếp các bước dưới.

               Bước 4: Nhấn vào Chuyển đổi để lưu trữ

              Bước 5: Khách hàng nhấn vào biểu tượng máy in.

              Bước 6: Khách hàng cài sẵn phần mềm Foxit Reader.

              Nếu khách hàng chưa cài đặt phần mềm tham khảo Tại đây .

              Khách hàng tìm biểu tượng: Foxit Reader PDF Printer như hình trên

              Bước 7: Nhấn nút Print

              Bước 8: Lựa chọn folder chứa file PDF. Tham khảo hình dưới

              Bước 9: Nhấn nút Save

    Tùy theo yêu cầu của khách hàng, mà người sử dụng có thể lựa chọn gửi bản hóa đơn giấy hoặc gửi bản PDF qua email cho khách hàng.